Ich hatte mal einen Auftraggeber fernab von Hamburg, wo unser Team arbeitete. Gemeinsam mit dem Kunden wollten wir eine Roadmap für die nächsten Quartale aufbauen. Normalerweise stelle ich mich mit allen zusammen bewaffnet, mit Post-its vor eine große Wand und führe ein Storymapping durch. Der Kunde aber wollte "aus Gründen" nicht nach Hamburg reisen. Nach einigem Hin und Her einigten wir uns auf eine Telefonkonferenz und die Kollaboration mit Realtimeboard.com - einfach im Browser.

Das war 2018 und ich war schon damals begeistert. Die Bedienung war idiotensicher und performant. Wir konnten alle gleichzeitig auf das Board schauen und das Verschieben von Post-its sehen, als wären wir in einem Raum ("realtimeboard"). Die Roadmap ist leider nicht mehr zustande gekommen, das kann man mittlerweile in der Presse lesen.

Die Corona Krise führte zu social Distancing, also kein Storymapping mit Post-its mehr. Und Remote wird bleiben. Und Realtimeboards heißt jetzt Miro und kann inzwischen viel mehr.

Was ist Miro und wofür ist es gut?

Mit Miro können mehrere Leute gleichzeitig an einem Board arbeiten. Zum Beispiel für ein virtuelles Meeting. Und zwar so, dass jeder jeden sieht, ähnlich wie bei Google Docs. Wie bei einem echten Board. Damit ist Miro ein prima Tool für die virtuelle Zusammenarbeit.

Ich selbst nutze es für:

• Brainstormings: Man kann prima scribbeln (ich habe mir dafür ein Wacom Pad zugelegt, damit das Malen besser geht) und alle sehen das gleiche
• Inzwischen ist es für mich ein PowerPoint-Ersatz, ich habe gar keine Lust mehr, Dinge auf eine Folie zu pressen, während ich sie entwickle
• Scrumboards, um die aktuelle Arbeit abzubilden (mit virtuellen Post-its)
• Prozessdarstellungen
• agile Retrospektiven
• Mindmaps
• Man kann alle möglichen Dinge, vor allem Bilder, mit eingliedern

Was cool ist bei Miro: Es gibt keine komplexe Ordnerstruktur, um verschiedene Themen abzulegen - sondern: Es ist ein rieeeeßiges Board, dass sich erweitert, wenn neuer Content dazukommt. Um die Übersicht nicht zu verlieren, gibt es ein "Kartenübersichtstool" (so ähnlich wie bei Strategiespielen). So kommt man schnell dahin, wo man will. Damit man dennoch die Einträge erkennen kann, sind die ersten Worte größer dargestellt.

Miro ist browserbasiert (Firefox, Chrome), hat aber sowohl Desktop Apps als auch mobile Apps. Miro kann aber noch soo viel mehr, und da ist für manche Nutzer auch das Problem. Die Bedienung ist nicht sofort selbsterklärend.

Was ist bei der Einrichtung von Miro zu tun?

Miro erfordert, im Gegenteil zu früher, eine Registrierung - zumindest wenn man darin arbeiten möchte. Das hat den Vorteil, dass die Daten bzw. das Board nicht für alle sichtbar ist. Das hat aber den Nachteil, dass man ein Onboarding machen muss. Gut gelöst ist die Registrierung über Slack oder Gmail, dann gehts einfach und schnell. Der erste lädt die anderen ein.

Was kann die Freemium Version?

Im aktuellen Pricing aus meiner Sicht für kleine Teams schon sehr viel:

• bis zu drei Boards (das bringt euch schon sehr weit, denn ihr könnt diese unbegrenzt mit Content befüllen)
• Unbegrenzte Nutzer
• Ein paar Templates, mit denen man direkt loslegen kann
• Integrationen von Slack, Drive, Dropbox etc.

Tipps und Tricks zur Benutzung von Miro

• Fangt erstmal mit einem Use Case an, z.B. einem Board. Das Tool kann viel, aber das macht es für den einen oder anderen auch unübersichtlich. Man kann die anderen Dinge auch erst Schritt für Schritt nutzen. Das Kanban Board funktioniert z.B. prima und ist ein schöner erster Anwendungsfall.
• Ganz wichtig: Macht nicht für jede neue Zeichnung ein neues Board! Macht euch eher z.B. Teamboards und bearbeitet dort die Team-relevanten Dinge, damit ihr alles wieder findet.
• Die Templates sind sehr, sehr mächtig. Z.B gibt es Vorlagen für Retros, Canvass, Prozesse, Organigramme und vieles, vieles mehr. Da ist auch kuratierter User generated Content dabei, das hat schon einen krassen Mehrwert.
• Nutzt die Möglichkeit, Bilder (z.B. Screenshots) direkt in das Board zu kopieren. Dann kann man damit direkt weiterarbeiten
• Remote: Nutzt die Chance, erarbeitete Sachen auch anderen zum Vorstellen, indem ihr den Link teilt: damit müsst ihr nicht über Screenshare arbeiten (bei langsamer Datenleitung haben viele das Video aus). Das geht auch in der Freemium Version.
• DSGVO: Ja, auch diese Frage will beantwortet sein. Vorweg: Ich glaube, es ist immer so eine Sache mit den Daten. Wer genau kann aus meinem Gescribble, der individuellen Firmensprache meines Kunden auf Deutsch genaue Rückschlüsse auf den Inhalt ziehen? Und für wen sind die Daten dann wertvoll? Wie auch immer: Die Daten werden in den USA gehostet. Miro hat das Privacy Shield Agreement abgeschlossen, aber ihr wisst ja... Wenn das ein Killerargument ist, then leave it.
• Nutzt die Desktop-App (für Mac und Windows) - Damit kann man einfach besser navigieren und zwischen den Programmen hin und her springen.

Abschließende Bewertung meiner Erfahrungen mit Miro

Alle meine Kunden sind inzwischen sehr zufrieden damit und steigen mehr und mehr auf Miro um. Warum? Weil es einfach wirkliche Echtzeit-Kollaboration fördert. Aber: es braucht ein wenig Zeit. Ich empfinde es an vielen Stellen immer noch als zu überladen. Inspect and adapt.

Wer es also einfach haben möchte, dem lege ich Google Jamboards ans Herz. Ist dann aber auch einfach im Sinne von "eingeschränkt."

‍